Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych zbieranych w sklepie internetowym jest Dobre Ciepło Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie.

Pełne dane spółki:

• Adres siedziby i adres do korespondencji: Plac Czerwca 1976 roku 2, 02-495 Warszawa
• NIP: 5223325799
• KRS: 0001155791
• REGON: 540905800

Kontakt z administratorem jest możliwy drogą elektroniczną pod adresem e-mail: info@dobrecieplo.eu oraz pod numerem telefonu: 723 788 315.

2. Jakie dane zbieramy

Zakres zbieranych danych różni się w zależności od celu i sposobu, w jaki użytkownik korzysta ze sklepu:

• Złożenie zamówienia: imię, nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, numer telefonu, adres e-mail, ewentualna nazwa firmy i numer NIP oraz informacje o wybranej formie płatności.
• Założenie konta: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło uwierzytelniające, historia zamówień, zapisane adresy dostawy.
• Zapis do newslettera: adres e-mail oraz imię [DO UZUPEŁNIENIA: proszę potwierdzić, czy formularz newslettera faktycznie funkcjonuje w sklepie i zbiera imię].
• Formularz kontaktowy: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz treść wiadomości.
• Zgłoszenie zwrotu lub reklamacji: imię, nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, numer rachunku bankowego do zwrotu środków, opis zwracanego lub reklamowanego towaru.
• Korzystanie z asystenta AI: treść zadawanych pytań oraz skrócony adres IP urządzenia.
• Samo przeglądanie sklepu: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, czas spędzony na stronie, odwiedzone podstrony, dane gromadzone przez pliki cookie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel przetwarzania	Kategorie danych	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania
Zawarcie i realizacja umowy sprzedaży oraz dostawa towaru	Imię, nazwisko, adresy, kontakt, dane zamówienia	Artykuł 6 ust. 1 lit. b (niezbędność do wykonania umowy)	Do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy
Prowadzenie konta klienta	Imię, nazwisko, e-mail, hasło, historia	Artykuł 6 ust. 1 lit. b (niezbędność do wykonania umowy)	Do momentu usunięcia konta przez użytkownika
Realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych (wystawienie faktury)	Dane transakcyjne, NIP, adres rozliczeniowy	Artykuł 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny)	5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Obsługa zwrotów i reklamacji	Dane kontaktowe, numer konta bankowego, szczegóły transakcji	Artykuł 6 ust. 1 lit. b oraz c (wykonanie umowy oraz obowiązek prawny z tytułu rękojmi lub niezgodności towaru z umową)	Przez okres odpowiedzialności Sklepu z tego tytułu (2 lata) plus czas na rozpatrzenie zgłoszenia
Rozpatrywanie zapytań (formularz kontaktowy)	Dane kontaktowe, treść wiadomości	Artykuł 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes)	Do zakończenia korespondencji w danej sprawie
Marketing bezpośredni (np. newsletter)	Adres e-mail, imię	Artykuł 6 ust. 1 lit. a (zgoda osoby, której dane dotyczą)	Do momentu wycofania zgody
Zapewnienie bezpieczeństwa, analityka i działanie asystenta AI	Logi serwera, IP, zapytania AI, pliki cookie	Artykuł 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes)	Zgodnie z informacjami w sekcjach o asystencie AI i cookie

4. Dane akcyzowe

Klienci nabywający wyroby węglowe mogą skorzystać ze zwolnienia z podatku akcyzowego, jeżeli spełniają warunki określone w art. 31a ustawy o podatku akcyzowym — dotyczy to w szczególności zakupu na cele opałowe gospodarstwa domowego, a także zakupu przez inne podmioty uprawnione wskazane w tym przepisie (np. placówki oświatowe, podmioty lecznicze, jednostki organizacyjne pomocy społecznej). Pełne zasady składania oświadczeń akcyzowych określa nasz Regulamin (§ 5).

Podanie danych do oświadczenia akcyzowego jest obligatoryjnym warunkiem skorzystania ze zwolnienia z podatku: w przypadku osoby fizycznej nabywającej węgiel na cele opałowe gospodarstwa domowego — imienia, nazwiska, adresu zamieszkania i numeru PESEL (a w razie jego braku: nazwy i numeru dokumentu tożsamości); w przypadku pozostałych podmiotów uprawnionych — nazwy, adresu oraz numeru NIP. Brak podania tych danych uniemożliwia realizację zamówienia bez doliczenia akcyzy.

Dane akcyzowe przetwarzane są na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (artykuł 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikającego z przepisów ustawy o podatku akcyzowym.

Oświadczenia akcyzowe oraz związane z nimi dane osobowe przechowujemy przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono dokument i dokonano sprzedaży ze zwolnieniem. W tym czasie informacje te mogą zostać udostępnione organom Krajowej Administracji Skarbowej na wypadek kontroli podatkowej.

5. Asystent AI

W sklepie udostępniamy wirtualnego asystenta AI, który pomaga użytkownikom w poruszaniu się po ofercie, jak zostało to opisane w naszym Regulaminie (§ 12).

Wszelkie pytania zadane asystentowi AI są automatycznie zapisywane w naszej bazie wraz ze skróconym adresem IP użytkownika. Zbieranie tych informacji ma na celu obsługę bieżącego zapytania, ochronę sklepu przed nadużyciami technicznymi i atakami (np. spamem), a także analizę i poprawę jakości automatycznych odpowiedzi w przyszłości.

Treść zapytań użytkownika jest w czasie rzeczywistym przekazywana zewnętrznemu dostawcy usługi sztucznej inteligencji — amerykańskiej spółce OpenAI (twórcy ChatGPT), za pośrednictwem jej interfejsu programistycznego (API) — który przetwarza ją poza infrastrukturą sklepu wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi. Ponieważ rozwój technologii sztucznej inteligencji odbywa się dziś w przeważającej mierze poza Unią Europejską, głównie w Stanach Zjednoczonych i Chinach, przetwarzanie to może odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — szczegóły oraz zabezpieczenia prawne opisuje sekcja 7 niniejszej Polityki.

Zdecydowanie prosimy, aby w oknach rozmowy z asystentem AI nie podawać żadnych danych osobowych (np. nazwisk, adresów, numerów zamówień) ani danych wrażliwych. Narzędzie służy wyłącznie do zapytań ogólnych o produkty i usługi.

Dane z konwersacji (treść pytań, skrócone IP) przechowujemy przez okres maksymalnie 90 dni. Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest nasz prawnie uzasadniony interes (artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu obsługi klienta na stronie oraz bezpieczeństwa infrastruktury informatycznej.

6. Odbiorcy danych

W celu prawidłowej realizacji umów sprzedaży oraz zapewnienia działania sklepu, powierzamy przetwarzanie danych zaufanym podmiotom zewnętrznym. Odbiorcami danych mogą być wyłącznie następujące kategorie podmiotów:

• firmy kurierskie i transportowe realizujące dostawę towarów,
• operatorzy płatności elektronicznych obsługujący transakcje w sklepie,
• dostawca usług hostingu oraz rozwiązań chmurowych, na których oparty jest sklep,
• biuro rachunkowe obsługujące księgowość firmy oraz dostawca oprogramowania ERP,
• OpenAI — amerykańska spółka będąca dostawcą modelu językowego zasilającego Asystenta AI, działająca w tym zakresie jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Sklepu,
• organy publiczne i instytucje państwowe (w tym urzędy skarbowe), w przypadkach, gdy wymaga tego bezwzględnie obowiązujące prawo.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Z zasady przetwarzamy Twoje dane na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Wyjątkiem jest działanie Asystenta AI oraz wybrane narzędzia analityczne, w przypadku których treść zapytań, pliki cookie lub dane techniczne mogą być przekazywane dostawcom posiadającym infrastrukturę poza EOG.

Dotyczy to w szczególności spółki OpenAI, dostarczającej model językowy wykorzystywany przez Asystenta AI. Rewolucja sztucznej inteligencji rozwija się dziś głównie poza terytorium Unii Europejskiej — przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych i Chinach — dlatego korzystanie z tej technologii w praktyce wiąże się z przekazywaniem danych poza EOG. Dostawcy z siedzibą w USA, z których korzystamy, przystąpili do mechanizmu EU-U.S. Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony z dnia 10 lipca 2023 r.), a dodatkowo nasze umowy z tymi dostawcami opierają się na Standardowych Klauzulach Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską jako dodatkowe zabezpieczenie.

Informujemy, że decyzja o adekwatności EU-U.S. Data Privacy Framework jest obecnie przedmiotem postępowania odwoławczego przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, po tym jak we wrześniu 2025 r. Sąd Unii Europejskiej utrzymał tę decyzję w mocy. Będziemy na bieżąco monitorować przebieg tego postępowania i w razie potrzeby zaktualizujemy niniejszą Politykę oraz stosowane zabezpieczenia prawne.

Niezależnie od powyższych zabezpieczeń, prosimy nie podawać danych osobowych w oknie rozmowy z Asystentem AI (zob. sekcja 5) — to najprostszy i najskuteczniejszy sposób ograniczenia ryzyka związanego z przekazywaniem danych poza EOG.

8. Okresy przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do zrealizowania określonego celu:

• Dane akcyzowe: posiadają najdłuższy, bezwzględnie wymagany okres przechowywania – 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiła transakcja (wymóg ustawy o podatku akcyzowym).
• Dane finansowo-księgowe (faktury): przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane niezbędne do realizacji umowy (zamówienia bez zwolnienia z akcyzy): przez czas niezbędny do realizacji zamówienia, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych (standardowo 3 lub 6 lat).
• Dane zapisane w koncie klienta: do czasu zgłoszenia przez klienta żądania usunięcia konta.
• Historia rozmów z asystentem AI: przez okres 90 dni od daty konwersacji. W tym czasie dane mogą być przetwarzane poza EOG – zob. sekcja 7.
• Dane marketingowe (newsletter): do momentu skutecznego wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z RODO, osobom, których dane przetwarzamy, przysługuje szereg praw. Posiadasz prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne,
• usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), z zastrzeżeniem, że prawo to nie ma zastosowania do danych, które jesteśmy zobowiązani przechowywać na podstawie nadrzędnych przepisów prawa, w tym w szczególności przepisów podatkowych oraz dotyczących podatku akcyzowego,
• ograniczenia przetwarzania danych,
• przenoszenia danych do innego administratora, jeśli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym wobec marketingu bezpośredniego.

Aby zrealizować swoje prawa, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: info@dobrecieplo.eu.

Jeśli uznasz, że przetwarzanie przez nas Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie.

10. Pliki cookie i technologie śledzące

Sklep internetowy korzysta z plików cookie (tzw. ciasteczek) w celu prawidłowego działania i ułatwienia korzystania z serwisu.

Wykorzystujemy następujące rodzaje plików cookie:

• Cookie techniczne i niezbędne: wymagane do utrzymania sesji, koszyka zakupowego, procesu składania zamówień oraz zapamiętywania preferencji dotyczących prywatności. Bez nich sklep nie mógłby funkcjonować prawidłowo.
• Cookie analityczne: korzystamy z narzędzia Google Analytics, aby anonimowo analizować statystyki ruchu na stronie, dowiadywać się jak użytkownicy z niej korzystają, co pozwala nam na optymalizację użyteczności sklepu.
• Cookie marketingowe: [DO UZUPEŁNIENIA: informacje o plikach cookie używanych do działań reklamowych, takich jak Meta/Google Ads, jeśli opcje te zostaną wdrożone w sklepie].

Zarządzanie ustawieniami plików cookie, w tym ich blokowanie lub usuwanie, jest możliwe bezpośrednio z poziomu ustawień przeglądarki internetowej używanej przez użytkownika.

11. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do dokonywania zmian w niniejszej polityce prywatności, jeśli będą tego wymagały zmiany w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, modyfikacje technologiczne w naszym sklepie internetowym (np. zmiana dostawców AI) lub rozszerzenie zakresu usług. Informację o wszelkich istotnych zmianach opublikujemy w tym miejscu.

Data ostatniej aktualizacji polityki prywatności: [DO UZUPEŁNIENIA: data publikacji polityki na stronie internetowej – powinna być tożsama z datą wejścia w życie Regulaminu].